Tai tiesiog sąskaitos faktūros projektas, kuris siunčiamas pirkėjui su konkrečia informacija, kuri vėliau bus įtraukta į sąskaitos originalą, kad būtų galima pateikti išsamią informaciją ir laukti jų patvirtinimo. Proforma sąskaita nėra įprastas dokumentas, bet pareiškimas apie pardavėjo įsipareigojimą reklamuoti pirkėjui konkrečias prekes ar paslaugas.
Skirtingai geriausiai žinomas, šios sąskaitos nėra įregistruota kaip gautinos pardavėjo, nei jie registruoti kaip sąskaitų mokėtinų, tai yra, jie ne dalis verslo, kaip pavyzdžiui apskaita. Iš esmės ji atlieka komercinio pasiūlymo arba, jei taikoma, sąskaitos faktūros projekto vaidmenį, nes tai yra pirkėjo ir pardavėjo sutartis, kuri yra sudaryta kaip abiejų įsipareigojimas prieš sudarant galutinį sandorį.
Kitas šios sąskaitos faktūros naudojimas komerciniu lygiu yra vaučeris, kuriame nurodoma dar nebaigta operacija, nes klientas negavo prekių ar už jas nesumokėjo. Norint išsiaiškinti skirtumą nuo paprastos sąskaitos, proforma aiškiai nurodo, kas yra tame pačiame dokumente, be to, kad turi kitą skaitinę eilutę, arba ji tiesiog nėra sunumeruota ir negali būti pakeista įprasta. Teisės srityje ši sąskaita naudojama kaip paskutinis sakinys, leidžiantis plėtoti teisinį procesą. Savo ruožtu tarptautinėje prekyboje ši sąskaita turi būti pristatyta muitinei, kai siuntimo metu faktinės sąskaitos nėra.
Kalbotyros srityje yra dvi nusistovėjusios grupės:
- Pradinė forma: ji yra geriausiai žinoma, ji naudojama daiktavardžio frazei pateikti arba, jei taikoma, nustatomajai.
- Nepronominė proforma: mūsų kalboje tokios sąvokos nėra, tačiau italų, prancūzų ar katalonų kalbose ji vartojama. To funkcija yra pakeisti prielinksnio frazę, atsižvelgiant į kalbą, ji gali turėti skirtumų ir ypatumų.
Į duomenys turi būti siunčiami minėtos sąskaitos yra šie:
- Data.
- Vardai.
- Pardavėjo ir pirkėjo verslo priežastys.
- Tikslus prekių pavadinimas ir kiekis.
- Vieneto kaina ir prekių kiekis.
- Mokėjimo forma ir sąlygos.
- Pakuotės tipas.
- Prekės pristatymo sąlygos.
- Įgalioto parašo nereikia.
- Minėti duomenys gali būti siunčiami į komercinę sąskaitą faktūrą, kai pirkėjas patvirtina užsakymą.
