Žodžio Archyvas etimologija kilusi iš lotynų kalbos „Archivum“, kuris reiškia „magistratų rezidencija“. Šiandien žodinis failas yra skirtas vietai ar paskirties vietai, kurioje saugomi ir saugomi dokumentai, kuriuos gali sukurti žmonės ar įstaigos, todėl failai gali būti privatūs arba vieši.
Pagrindinis bet kurio archyvo tikslas - turėti galimybę saugoti, užsakyti ir klasifikuoti dokumentus, kad prireikus būtų galima juos rasti efektyviai ir greitai.
Skaičiavimo pasaulyje terminas failas (arba failas iš anglų kalbos) dažniausiai vartojamas norint nurodyti duomenų ar skaitmeninės informacijos rinkinį, pagrįstą „bitais ar dvejetainiais duomenimis“, kuriuos galima išsaugoti ir vėliau naudoti naudojant esamas programas kompiuteryje ar bet kuriame kitame technologiniame įrenginyje. Kompiuterio failas yra saugomas kompiuterio standžiajame diske ir susideda iš pavadinimo ir aplanko, kuriame jis yra, plėtinio (pavyzdys: filename.ext).
Atminkite, kad failai ne visi vienodai saugomi kompiuteriuose, teksto failas išsaugomas kitaip nei vaizdo, vaizdo ar muzikos failas; Vieta, kurią jie užima kietajame diske, taip pat nėra tokia pati, nes skiriasi jų turinys. Skaitmeninių failų privalumai yra tai, kad juos galima perkelti, nukopijuoti, ištrinti, pakeisti jų vietą ir kt. Iš mūsų kompiuterių jas taip pat galima bendrinti, pavyzdžiui, socialiniuose tinkluose ir siųsti el. Paštu.
Tačiau reikia atsižvelgti į tai, kad archyvai buvo žmonijos istorijos dalis nuo tada, kai ji pradėjo fiksuoti savo gyvenimą, nes svarbiausi duomenys ar dokumentai visada buvo saugomi fiziniuose archyvuose, nes nebuvo šiandien turimos technologijos. Šie dokumentai buvo laikomi dideliuose sandėliuose, dėžėse ar lentynose. Nors vienas didžiausių jo trūkumų yra tas, kad laikui bėgant neišvengiamai pablogėja popierius ir jie praranda visą savo turinį. Nepaisant to, negalime pamiršti, kad yra daug knygų ir fizinių dokumentų, turinčių embleminę istorinę vertę, ir dėl šios priežasties stengsimės, kad jie būtų kuo geresnės būklės.
