Memorandumo terminas yra lotyniškos kilmės, o išvertus į ispanų kalbą jis reiškia „tai, ką reikėtų atsiminti“. Dėl šios priežasties, vartojant sąvoką, galima naudoti keletą. Todėl galima sakyti, kad memorandumas yra jo pagrindinis priėmimas, savotiška ataskaita, adresuota asmeniui ar jų grupei, kurioje išreiškiamas kažkas, į kurį reikia atsižvelgti tam tikru klausimu. Kita vertus, tai taip pat gali būti apibrėžta kaip užrašų knygelė ar anotatorius, kuriame užrašomi dalykai, kuriuos žmogus turi prisiminti ateityje. Memorandume galima nurodyti įvairių rūšių informaciją, pvz., Pranešti apie paskutinės minutės informaciją, specialų prašymą ir pan.
Diplomatiniame pasaulyje memorandumas reiškia mažiau pabrėžtiną komunikaciją nei atmintis ir raštelis, kuriame apibendrinama įvykių ir priežasčių, į kurias reikia atsižvelgti svarbesniais klausimais, serija. Diplomatinių memorandumų redaktorius paprastai nepasirašo. Reikėtų pažymėti, kad RAE taip pat aiškiai nurodo, kad memorandumas gali būti nuoroda į užrašą, kuris ranka išsiunčiamas tos pačios įmonės ar organizacijos asmeniui. Nepaisant to, kad teisingas žodis yra memorandumas, šiais laikais žmonės dažnai pakeičia memorandumą - pirminio žodžio daugiskaitos vedinį.
Memorandumą sudaro fiksuotų elementų serija, į kurią turi būti įdėti labai svarbūs duomenys ir kad jų dėka galima juos atskirti nuo kitų informacinių ir komunikacinių tekstų. Tarp šių elementų galima paminėti svarbiausius, tokius kaip: vieta, data, kam ji skirta, tema, teksto turinys, atsisveikinimas, parašas, siuntėjui reikalinga kopija ir poraštė.
Svarbu pažymėti, kad memorandumuose nėra baigiamosios pastraipos, nes informacija tiesiog perduodama ir galutinai užpildoma parašu ir antspaudu. Tačiau memorandumui rašyti naudojama kalba turi būti oficiali, kad ji perteiktų pagarbą ir sukeltų reikalo, kurį reikia perduoti ir perduoti, svarbą.
