Indeksavimas suprantamas kaip išsamaus rašto ar dokumento turinio aprašymo procesas, daugiausia išgaunant raktinius žodžius, kurie tinkamai atspindi tekstą. Pagrindinis jo naudojimas yra tada, kai failai turi būti gaunami ar ieškomi paieškos sistemoje, organizacijoje ar sandėlyje, siekiant sumažinti paieškos ir sklaidos laiką. Jis yra moderuojamas pagal ISO 5963 standartą, įvestą 1985 m. Konkrečiai, yra parengtas tam tikras indeksas, kuris padeda kiekvienam dokumentui, kuriame yra ne tik labai svarbių žodžių turinyje, bet ir jo santraukos, taip pat kad suskirstymasarba temos analizė. Panašiai ją reguliuoja politika, kuri gali skirtis priklausomai nuo ją taikančios institucijos, nors jie visada vaizduojami specialiuose jiems skirtuose vadovuose.
Kaip ir daugelyje procesų, įskaitant dokumentų klasifikavimą ir analizę, jis susideda iš kelių etapų, kuriuos išsamiai perskaito dokumente esantis klausimas; pasirinkti esminius temos punktus; suskaidykite pasirinktas sąvokas konkrečiais žodžiais arba įdėkite ją į kontroliuojamą žodyną; galiausiai užmegzti ryšiai tarp galutinai iš teksto ištrauktų terminų. Todėl nemokamas indeksavimas yra procesas, kurio metu pateikiama santrauka su pagrindiniais dokumento terminais, išskyrus tai, kad tai, kai jis dedamas pagal kontroliuojamą žodyną, nėra naudojamas, tačiau siūlomi žodžiai subjektas, kuris vykdo veiklą arba yra paimtas tiesiogiai iš dokumento.
