Dokumentai yra biurokratinių procedūrų rinkinys, būtinas bet kokiam valdymui atlikti prieš administraciją arba dviem ar daugiau bendrovių ar asmenų legalizuoti operaciją.
Dokumentai iš esmės parodo procedūras, susijusias su dokumentų valdymu tuo metu, kai informacijos valdymas vyksta pagal labai specifinius protokolus. Šio tipo dokumentai taip pat parodo, kaip veikia sistema, tai yra, kiekvienas, kuris nori kreiptis, pavyzdžiui, į stipendiją, turi užpildyti tuos pačius dokumentus ir atlikti konkrečius veiksmus.
Tokio tipo procedūros vyksta nuo to momento, kai asmuo pateikia prašymą, kol gauna atsakymą. Kai verslininkas nusprendžia imtis iniciatyvos pradėti verslą, jis taip pat turi žinoti, kad atliktos visos procedūros, kurias pagal įstatymų laikymąsi atidaro parduotuvė. Verslo dokumentų pildymas gali būti toks sudėtingas, kad kai kurie verslininkai nusprendžia samdyti vadovą, kuris patars jiems dėl šių procedūrų.
Dokumentų pildymas yra procesas, kuris dažnai būna nuobodus ir monotoniškas. Kai asmuo organizuoja kelionę į užsienį, jis taip pat turi nuolat atnaujinti dokumentus ir atlikti tam tikras procedūras, pavyzdžiui, apsidrausti sveikatos draudimu.
Kita vertus, atliekant dokumentą, atitinkamos procedūros neužtikrina laukiamo rezultato, nes jas galima paneigti. Daugelis jų yra tokie komplikuoti, kad jiems reikia kvalifikuoto specialisto pagalbos. Pavyzdys: „Turiu užpildyti mokesčių deklaracijos dokumentus, bet rasiu tai atlikti buhalterį, nes formas labai sudėtinga užpildyti“.
Naujos technologijos taip pat paveikė dokumentų valdymą, ir šiandien daugelis institucijų vartotojams taip pat teikia tam tikrų būtinų veiksmų, leidžiančių jiems būti prisijungus, valdymą. Šio tipo paslaugos suteikia papildomos vertės taupant laiką, nes išvengiama kelionių iš namų į vietą, kurioje atliekate procedūras. Pavyzdžiui, kai kurios kolegijos dabar leidžia studentams stoti į naujus kursus internetu.
Taip pat yra bendrovių, kurios veikia kaip tarpininkai, palengvindamos žmonėms atlikti procedūras, siūlydamos tarpininko paslaugas. Pavyzdžiui, daugelis turistų perduoda visas būtinas procedūras samdydami konsultacinę kelionę specializuotai agentūrai.
